Armando Tauro, profesor del curso “Lean Manufacturing” de la Facultad de Ingeniería –Campus Lima, explica la Gestión Lean, su importancia e impacto en una organización. ¿Cómo se define la Gestión por procesos? La Gestión por procesos es un conjunto de mejores prácticas de la administración moderna que pretende cambiar el paradigma de la administración tradicional, que […]
Por Pilar Rubio. 10 agosto, 2015.Armando Tauro, profesor del curso “Lean Manufacturing” de la Facultad de Ingeniería –Campus Lima, explica la Gestión Lean, su importancia e impacto en una organización.
¿Cómo se define la Gestión por procesos?
La Gestión por procesos es un conjunto de mejores prácticas de la administración moderna que pretende cambiar el paradigma de la administración tradicional, que se enfocaba por área y por puesto, hacia la dinámica funcionalidad de los procesos y los roles.
Este enfoque integra a toda la administración a lo largo de una cadena de valor donde se pasa de áreas a funciones y donde influye la información. De ahí la importancia de las tecnologías de la información para lograr que la información fluya en un proceso. Para ello, debe tenerse en cuenta que la información que se transmita debe ser precisa, oportuna, completa y ordenada. La tecnología de la información en una empresa debe ser considerada como una fuente generadora de valor y no como un costo.
¿Cómo nace la Gestión por procesos?
La Gestión por Procesos se viene abriendo camino desde hace, aproximadamente, unos 20 años. El Business Project Management (BPM), por sus siglas en inglés, se desarrolla a lo largo de tres grandes etapas: optimización o transformación completa de los procesos o su rediseño; automatización de esos procesos a través de aplicativos o sistemas que puedan automatizar algunas de sus partes e inteligencia de los negocios.
En ese contexto, la Gestión Lean –Gestión “esbelta o ajustada” puede suponer un reto para una organización.
Un reto importante en cualquier empresa es la agilidad para generar valor, mejor calidad y mayor rapidez. La competencia es implacable, el entorno es cada vez más difícil y la incertidumbre ha venido para quedarse, un panorama complicado. Es un reto complejo pero no imposible.
La Gestión LEAN es una metodología de trabajo simple, profunda y efectiva que se aplica en todo tipo de empresas (grandes, pequeñas, industriales de servicios, etc.) y se ha comprobado que funciona, da resultado. Tenemos casos famosos de empresas pioneras como Toyota, Wallmart, HP, Southwest Airlines, Tesco, entre otras, que con sus aciertos y errores han abierto el camino para poner en práctica la Gestión Lean.
¿En qué se centra la Gestión Lean?
La Gestión Lean se centra en estas tres ideas claves: procesos transversales enfocados en el cliente; aprender a visualizar el desperdicio y buscar la simplicidad.
La mejor idea para poner en práctica la Gestión Lean es buscar la simplicidad. Esta no es fácil, implica esfuerzo y a menudo innovación; de hecho Lean en inglés significa esbelto, eliminar lo superfluo y centrarse simplemente en lo que añade valor al cliente. En el mundo de los servicios, la simplicidad aplica de lleno.
Un ejemplo son los servicios de ayuda gestionados por la administración pública en Europa para asistir a personas mayores en su domicilio. El problema era que los trámites llevaban demasiado tiempo, pasaban varias semanas desde que los beneficiados llenaban la solicitud hasta que recibían la ayuda. Demasiados trámites, formularios, gestiones, envíos, era evidente que no era un proceso eficiente y con una gran improvisación.
¿Cómo se abordó la simplificación en ese caso? Pues bien, el equipo se centró en lo que realmente aportaba valor y se preguntaron cuál sería el modo más fácil y simple de ejecutarlo. Se aprendió que buscar la simplicidad no es lo mismo que automatizar los mismos pasos de siempre, se trataba de repensar todo el proceso con otros enfoques y reglas. Partiendo de eso se rediseñó todo el flujo de información, se generaron ideas para evitar errores, se eliminaron comprobaciones, se revisaron roles y responsabilidades y se suprimieron supervisiones sin valor. Ello se hizo gracias a técnicas de creatividad y técnicas Lean y, además, se contó con las nuevas tecnologías para rehacer completamente el flujo de información.
En definitiva se consiguió un proceso ágil y simple, con resultados más sencillos, menos carga de trabajo y lo principal, las personas mayores reciben antes el servicio solicitado.
¿Qué debería tenerse en cuenta para aplicación de ese enfoque?
El objetivo es encontrar herramientas que ayuden a eliminar todos los desperdicios y operaciones que no agregan valor al producto o a los procesos, aumentando el valor de cada actividad realizada y eliminando lo que no se requiere. Este proceso de manufactura está relacionado con la utilización del activity-based costing (generación de costos basado en la actividad) el cual ―de acuerdo a su versión original― busca relacionar los costos con todos los valores que el cliente percibe en el producto. Por otro lado, sirve para implantar una filosofía de mejora continua que le permita a las compañías reducir sus costos, mejorar los procesos y eliminar los desperdicios para aumentar la satisfacción de los clientes y mantener el margen de utilidad. El propósito de la manufactura esbelta es serle útil a la comunidad, lo cual implica estar en busca de la mejora continua.
