Jorge Román, profesor de la Universidad de Chile y colaborador del Diplomado en Control de Gestión de la facultad de CC.EE.EE, explica el aporte del Business Process Management (BPM) en la ejecución de la estrategia organizacional. ¿Cómo aporta el Business Process Management (BPM) a la estrategia de una organización? El Business Process Management (BPM) busca […]
Por Pilar Rubio. 11 agosto, 2015.Jorge Román, profesor de la Universidad de Chile y colaborador del Diplomado en Control de Gestión de la facultad de CC.EE.EE, explica el aporte del Business Process Management (BPM) en la ejecución de la estrategia organizacional.
¿Cómo aporta el Business Process Management (BPM) a la estrategia de una organización?
El Business Process Management (BPM) busca ayudar a las organizaciones a optimizar sus procesos con el apoyo de la tecnología TI. Esta metodología otorga, en sí, importancia a la ejecución de la estrategia ya que muchas veces puede que esté muy bien diseñada pero otra cosa cómo se ejecuta. Somos muy buenos diseñadores, pero el cómo voy a ejecutarlo supone un gran desafío para las organizaciones. Eso, más que una debilidad es una mejora de oportunidad.
Esa ejecución ayuda a hacer un seguimiento y control sistemático de aquellas cosas que generan valor a la estrategia. No se trata de levantar procesos por levantar, necesito diagramar, simular y optimizar aquellos procesos de mi negocio que son los que hacen la diferenciación en un mercado competitivo para entregarle un mejor producto o servicio a un ciudadano.
¿Por qué es necesaria una metodología para la implementación de una estrategia?
Las organizaciones suelen fracasar a la hora de implementar una estrategia ya que carecen de un sistema integral capaz de integrar y alinear la estrategia, los procesos y sus herramientas tecnológicas de información. En un entorno como el actual, la gestión de la estrategia y la ejecución a través de sus procesos es fundamental ya no para el desarrollo sino para la supervivencia de las organizaciones. Sin embargo, muchas de ellas pasan por serias dificultades a la hora de ejecutar satisfactoriamente su estrategia, ya que el diseño de esta no tiene soporte en los procesos claves de las empresas.
En esa línea, la cultura es fundamental en una organización. Si tomamos el caso de países orientales, como Japón, Singapur o Corea, el mejoramiento continuo es parte de su ADN como filosofía de vida, es hacerlo bien siempre y no necesita un ordenamiento. Nosotros en Occidente, especialmente los latinos, necesitamos una estructura, un paso a paso, una forma de ir revisando bajo un framework si estoy siendo capaz de ejecutar lo que planifiqué. Es decir, yo planifico hacer algo en un tiempo determinado y esta metodología me ayuda a ver que tanto estoy apuntando al target, al punto donde yo planifiqué.
¿Qué tipo de organización puede aplicar esta metodología?
Es importante mencionar que esta metodología puede aplicarse a cualquier organización, desde una industria de manufactura que vende millones de toneladas de cobre, pasando por un jardín infantil hasta instituciones del sector público. Es para organizaciones que tienen un gran desafío ya que es una metodología voluntaria, no una exigencia.
Se trata de aplicar una metodología para entregar un mejor producto o servicio a los clientes, internos o externos, para satisfacer sus necesidades. En esa línea, el BPM es un traje a la medida de la organización, no existe un estándar de tiempo para aplicarla, depende del tipo de negocio. En el mundo, por ejemplo, empresas como Siemens lo han aplicado muy bien.
¿Cuáles son los beneficios de implementar BPM en una organización?
BPM permite por su capacidad para desarrollar una cultura de gestión caracterizada por el enfoque a resultados, la mejora continua, la innovación, agilidad, como estrategias para la creación de valor un instrumento valioso para impulsar la competitividad en la forma de gestionar los procesos de negocio de las organizaciones. Como sabemos es imposible implementar una estrategia visionaria si no se relaciona con una base sólida de gestión por procesos.
Cuando hablamos de herramientas de BPM debemos comprender que son procesos horizontales que atraviesan diversas áreas, por lo que debemos educar a las organizaciones sobre su verdadero aporte, es mejorar el negocio.
¿Cuáles son las características de la organización que busque aplicar BPM?
El principal atributo es el apoyo de la máxima autoridad, llámese CEO, alcalde, ministro, gerente general o presidente. Sin el patrocinio sistemático de esta persona, por lo general, el proyecto pasa a tener un principio y final en un tiempo determinado.
Nosotros buscamos que sea una filosofía de trabajo, crear el hábito para generar una cultura basada en procesos. Las decisiones estarán basadas en el impacto que causó el proceso en mi cliente final.
Entonces, ¿de qué dependerá la implementación adecuada de la estrategia organizacional?
En resumen, la implementación adecuada de la estrategia dependerá de la relación que exista con los procesos claves del negocio. Como se ha detallado, las empresas suelen implementar herramientas de apoyo a la gerencia como el ABC, BPM, TQM y el BSC. Sin embargo, esto se hace de manera desvinculada, duplicando el trabajo de los departamentos y separando las actividades de planificación, organización y control cuando deberían de estar coordinadas. Es por ello que una visión de dirección estratégica, amparada en herramientas integradas de costeo, indicadores de gestión y mejora continua (Kaizen, Lean Management, 5”s”, TQM, six sigma, etc) aporta mucho valor cuando el objetivo es mantenerse en un mercado competitivo y cambiante, donde la eficiencia en el uso de los recursos y la eficacia en el logro de objetivos es primordial.
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