León López, profesor del Diplomado en Gerencia de Proyectos de la Facultad de Ingeniería de Campus Lima, explica la importancia de la gestión para lograr el éxito de un proyecto.
Por Pilar Rubio. 15 septiembre, 2015.
¿Cuándo puede decirse que un proyecto es exitoso?
Es importante reconocer la relación entre el éxito de un proyecto con la gestión del mismo. Un proyecto bien gestionado tiene asegurado en gran parte el camino al éxito.
Hoy en día la tecnología nos provee de herramientas informáticas que han sido desarrolladas para apoyar a la gestión de proyectos, con las cuales se puede proporcionar estructura y flexibilidad suficientes para facilitar el control de los proyectos, todo lo cual es necesario para alcanzar resultados extraordinarios a tiempo y dentro del presupuesto.
Es decir, lograr el éxito del proyecto. Sin embargo, la tecnología no es suficiente. Podemos contar con los sistemas más avanzados, pero si no existe una buena planificación y un manejo adecuado de conceptos y de prácticas de dirección de proyectos, las herramientas pueden pasar a ser, incluso, una traba, lo cual nos puede hacer entrar en un círculo vicioso en el cual ni manejamos metodología ni usamos las herramientas por el desconocimiento de los principios que las sustentan. Esto atenta contra el éxito, que es lo que finalmente se busca.
Entonces, ¿cómo lograrlo?
Puede haber muchas maneras de interpretarlo e incluso puede ser subjetivo, pero vamos a acotarlo en cosas medibles, por lo tanto objetivas y otras más de percepción que, aunque probablemente subjetivas, son en cierto modo verificables. Se debe cumplir con lo siguiente: las características y requisitos técnicos y de desempeño deben estar de acuerdo con los diseños; debe entregarse a tiempo y no debe excederse en los presupuestos.
Pero más importante que todo lo anterior es la aceptación del cliente. Es decir, el cliente debe sentir que recibió lo que esperaba, a tiempo y sin que le cueste más de lo que se le dijo que iba a costar. En esa línea, tenemos que ponernos en el contexto del cliente o dueño del proyecto que busca hacer un negocio. Si el negocio empieza cuando debe empezar implica que los retornos van a darse dentro de lo previsto, si tiene que invertir exactamente lo que tenía presupuestado los parámetros de su evaluación económica se estarían cumpliendo y si funciona correctamente con los desempeños y productividades deseadas, entonces el proyecto genera un buen negocio y por ende el proyecto es exitoso.
¿Cómo se mide la calidad de un proyecto?
Hablamos de tres conceptos que tienen que integrarse perfectamente para lograr la calidad esperada del proyecto y cuya interacción se conoce como la restricción triple: el alcance que define los requisitos del proyecto, el tiempo que nos indica el plazo y los costos que se expresan en los presupuestos.
Estos tres elementos se engranan perfectamente, se restringen entre sí una vez definido el alcance, de manera tal que si uno de ellos se modifica, necesariamente va a hacer variar a uno o a los otros dos. De esta manera se explica la necesidad de realizar una gestión de cambios adecuada, oportuna y precisa ya que estos son, justamente, los elementos que definen el éxito del proyecto. Su alteración puede también afectar a otros elementos, tales como los equipos de proyecto, los riesgos, las adquisiciones, etc., lo cual nos confirma y refuerza la necesidad de la integración de todas las partes del proyecto.
Para tenerlo más claro partamos de la definición clásica de proyecto; es decir, un emprendimiento único, temporal e irrepetible. No hay dos proyectos iguales así se parezcan técnicamente. La coincidencia de los proyectos exitosos tiene mucho más que ver con la gestión de los mismos que con el aspecto puramente técnico.
¿Cómo plantear las metas y el alcance de un proyecto?
Los proyectos exitosos tienen claro hacia dónde van, desde el principio. Se entiende que el objetivo no es la instalación misma sino lo que se quiere obtener una vez que ésta esté funcionando; es decir, el negocio. El alcance es el medio para lograrlo: la concentradora, la central, el edificio, la casa, etc. se hacen para lograr un objetivo que puede ser las ventas, la producción o el lugar dónde vivir. Para ello se deben fijar metas parciales claras, capaces de ser medidas en cuanto a su desempeño y a su resultado y que finalmente puedan ser transferidas apropiadamente a los usuarios.
Para fijar metas se debe plantear una estrategia, hacer un plan, lo cual se conoce como planificación. Todo plan es susceptible de cambiar, el cambio es constante, está presente todo el tiempo, por lo tanto hay que adaptarse a él en vez de rechazarlo o negarlo.
¿Cómo se relaciona la administración con la gestión exitosa de un proyecto?
Todo lo anterior se logra con una administración eficiente, profesional, en la cual cada integrante tiene claro su rol en los temas de gestión.
El alcance de un proyecto es algo sumamente complejo. Tiene que ver con el cumplimiento de requisitos que son previamente establecidos para satisfacer necesidades de muchas partes involucradas. Para poder manejar esta complejidad es necesario traducir dicho alcance en elementos manejables, en forma y orden, con el objetivo de cumplirlos y satisfacer mejor la inversión que se está realizando. La planificación nos permite tener claro lo que se tiene que hacer, en una secuencia específica de eventos, para lograr esa satisfacción de necesidades.
Por lo tanto al planificar vamos a saber qué es lo que se tiene que hacer, quién, cuándo y dónde lo debe hacer, para lograr el objetivo del proyecto. Para ello, mediante la planificación se establece la línea base, es decir el punto de comparación, la hoja de ruta, la guía a seguir, contra la cual vamos a medir lo que se va logrando.
Es más fácil predecir el futuro que cambiar el pasado; lo que está hecho ya no se puede alterar, en cambio lo que aún no está hecho se puede predecir y corregir, sin necesidad de reinventar la pólvora y evitando perder tiempo y dinero. Para saber de qué manera un plan puede ser exitoso también es necesario tener claro por qué el plan puede fallar.
Una mala definición del alcance inicial nos deja a ciegas, es como tener el mapa equivocado. El planeamiento pobre se da cuando no se define correctamente la línea base. Contar con información insuficiente para preparar el plan atenta contra la calidad del mismo, se debe buscar ser exhaustivo con la información y utilizar toda la que esté disponible y buscar la que no lo esté. Por otro lado, por más bueno que sea el plan, si éste no se controla y no se mide el avance y el desempeño no tenemos manera de saber lo que está pasando y, peor aún, no hay manera de prever lo que puede pasar y menos cómo va a terminar. El plan es un compromiso de todo el equipo de proyecto, por ende se debe contar con el personal idóneo para su preparación y desarrollo, lo cual va a generar y reforzar dicho compromiso.
