Información, la savia de las organizaciones

Me disculparán los señores de la RAE, pero los datos no son información. ¿Cuál es la diferencia entre ambos?, ¿qué es más valioso y útil para una organización: la información o los datos?

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¿Cuál es la diferencia entre datos e información? Coloquialmente usamos estos términos como sinónimos al decir, por ejemplo, pásame los datos o te hice llegar la información que solicitaste… Basta consultar el diccionario de la Real Academia Española (RAE) para entender la confusión que hay entre los términos ‘datos’ e ‘información’. “Dato: Información sobre algo concreto que permite su conocimiento exacto o sirve para deducir las consecuencias derivadas de un hecho.” (RAE, 2018).

Me disculparán los señores de la RAE, pero los datos no son información. En primer lugar, la información es un producto, mientras que los datos son la materia prima de tal producto, por lo que una definición sencilla sería: Información es el resultado de procesar datos. Veamos un ejemplo, la fecha de una factura, el RUC del cliente, el importe, etc. son datos; incluso una lista o tabla de todas las facturas emitidas el año pasado (podrían ser miles) siguen siendo datos, aunque sean abundantes. Cuando obtenemos cifras como el promedio facturado por mes, el cliente que más nos compró, el artículo más vendido, etc. podemos decir que se trata de información.

A diferencia de los datos, la información produce algún tipo de acción o reacción, por ejemplo, si un producto se vende muy poco, quizás lo deberíamos retirar del mercado, producirlo en menor cantidad o reducir costos para ofrecerlo a un precio más competitivo (algo hay que hacer). Aunque los datos no nos dicen nada, no dejan de ser importantes puesto que son la materia prima de la información, si los datos son incorrectos la información también lo será. “La información está destinada a cambiar la forma en que el receptor percibe algo, para tener un impacto en su juicio y conducta” (Davenport & Prusak, 2000). 

Información de calidad
Hoy en día, la información es considerada un activo valioso en las organizaciones y un recurso importante. A diferencia de otros recursos, como el capital, la información es abundante debido a la gran cantidad de datos que se generan y almacenan en medios electrónicos, basta poner en Google un término o frase de búsqueda para obtener miles o hasta millones de resultados. Para muestra un botón, cada minuto se suben a YouTube más de 300 horas de video (Statistic Brain Research Institute, 2016). El gran reto de hoy consiste seleccionar o filtrar adecuadamente la gran cantidad de datos disponibles para procesarlos y generar la información buscada o requerida.

La información obtenida deberá tener al menos  tres atributos: exactitud, oportunidad y relevancia. Los dos primeros son claramente objetivos, mientras que la relevancia es subjetiva pues lo que para uno resulta importante para otros puede ser simplemente ruido, aunque es tácito, resaltamos que este atributo lo define el usuario y no el informático; entonces podremos decir que la información es de calidad. Aquí es donde las tecnologías de información (TI) y los sistemas de información (SI) son de gran utilidad pues se encargan de filtrar, ordenar, resumir, almacenar, generar y transportar los datos y la información. 

Rol de las TI y los SI
Tanto los sistemas de información como las tecnologías de información son herramientas o medios para convertir los datos en información y transportarlos desde la fuente (servidor) hasta donde sean requeridos. Es común confundir estos términos o especialidades, por lo que emplearé un ejemplo para aclarar: imaginemos que hacemos un pedido por teléfono a uno de nuestros proveedores, ubicado en una ciudad cercana. Digamos que el proveedor trabaja a pedido por lo que al recibir uno, ensambla el producto requerido y luego lo envía a través de una empresa de transporte; transcurrido un tiempo recibiremos el producto pedido y si es conforme acaba la historia.

El proceso a través del cual el proveedor convierte la materia prima (datos) en el producto requerido (información) así como los recursos empleados, equivalen a un sistema de información. Los medios utilizados para enviar el pedido (teléfono), recibirlo y despachar el producto (vehículos, calles, semáforos, carreteras, etc.), equivalen a las TI. Ambos colaboran pero con diferentes objetivos, las tecnologías de información transportando; y los sistemas de información, transformando. 

Reflexión final
Con frecuencia los proyectos de sistemas informáticos se centran más en la tecnología (servidor con procesador tal o cual, memoria RAM de tantos GB, ancho de banda de ‘x’ Mbps…)  cuando el protagonista debería ser la información (de calidad) que el usuario recibirá. “El objeto entregado es más importante que el vehículo de entrega” (Davenport & Prusak, 2000).

Por ello, y vale la pena reflexionar sobre el tema que da el título a este artículo, porque la información es para una organización como la savia para una planta, es el “alimento” que le da vida pues sin la información no sobrevivirá y se tomarían decisiones a ciegas.